“Organization Follow Strategy”

Perubahan merupakan hal yang dak dapat dihindari di dalam suatu organisasi. Perubahan preferensi customer serta kondisi polik, sosial, ekonomi, dan teknologi yang dinamis menyebabkan organisasi harus terus menyusun strategi yang paling tepat untuk dapat bertahan. Namun perubahan strategi organisasi juga dapat berdampak pada perubahan struktur, peran dan fungsi di dalam organisasi yang harus disesuaikan dengan tujuan yang baru tersebut. Sayangnya, hal tersebut dak selalu terimplementasi dengan baik.

Desain dan struktur organisasi yang buruk menghasilkan banyak kontradiksi yang membingungkan individu, kurangnya koordinasi antar fungsi, kebingungan terhadap perannya, adanya tanggung jawab yang terabaikan, dan lambatnya pengambilan keputusan membawa kompleksitas, stress, dan konflik yang dak perlu bagi para individu dan leaders.

Apa itu Struktur Organisasi?
Menurut Stephen P. Robbins, struktur organisasi adalah bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi juga dapat didefinisikan sebagai kerangka kerja untuk pelaporan tugas dan sebagai hubungan otoritas dalam suatu fungsi organisasi. Struktur organisasi adalah tentang di mana kekuatan formal dan otoritas diletakkan dan bagaimana distribusi kekuasaan dan otoritas tersebut di seluruh hierarki organisasi.

Sedangkan, perancangan organisasi adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk menyelaraskan semua elemen (manusia, kerja, dll), dari suatu perusahaan untuk meningkatkan kinerja dan menyampaikan tujuan dan strategi bisnis secara efekf dan efisien.

Sebelum organisasi memutuskan bahwa diperlukan penyesuaian terhadap struktur organisasi, organisasi perlu memahami 5 prinsip yang menjadi dasar pemikiran dalam penyesuaian tersebut, yaitu:

1. Perancangan organisasi didorong oleh strategi bisnis dan konteks operasi (berdasarkan business case atau burning platform, bukan oleh sistem TI baru, adanya pemimpin baru, atau alasan non-bisnis lainnya).
2. Merancang organisasi berar berpikir holisk tentang organisasi, tentang semua elemen organisasi (visi, & misi, struktur, manusia, kinerja, proses, budaya dan sistem) dan bagaimana menghubungkannya dan menyelaraskan satu sama lain.
3. Merancang organisasi membutuhkan mindset dan metode berorientasi masa depan. Di mana scanning lingkungan bisnis perlu dilakukan secara terus menerus, serta perusahaan perlu mengembangkan budaya perubahan, inovasi dan forward thinking.
4. Perancangan organisasi melibatkan interaksi sosial dan percakapan selain perencanaan formal. Jika organisasi berubah, pengumuman maupun dokumentasi secara formal saja dak cukup. Namun harus dibarengi dengan pendekatan informal kepada seap individu untuk mengurangi
   resistansi dan meminimalisir risiko.
5. Merancang organisasi merupakan sebuah upaya yang berkelanjutan dan mendasar, sehingga memerlukan adanya komitmen dan rencana change management yang mengikunya.

Setelah organisasi memutuskan tujuan yang ingin dicapai, strategi yang ingin dijalankan dan memahami prinsip dasar dalam perubahan desain organisasi, organisasi perlu menetapkan design principles / prinsip desain dalam perancangan organisasinya. Design principles ini merupakan serangkaian kategori yang perlu diperhakan dan harus dipenuhi oleh suatu struktur organisasi. Terdapat 6 elemen yang menjadi design principles tersebut, yaitu:

1. Spesialiasi Kerja, yang berbicara tentang seberapa jauh tugas dalam organisasi dibagi menjadi pekerjaan berbeda.
2. Rantai Komando, melipu wewenang (authority), tanggung jawab (responsibility) dan kesatuan komando (unity of command).
3. Sentralisasi & Desentralisasi, apakah pengambilan keputusan terkonsentrasi di manajemen atau didorong ke manajer di bawahnya.
4. Departementalisasi, adanya pembagian struktur organisasi berdasarkan fungsi, produk, geografis, proses, customer.
5. Rentang Kendali, Jumlah atau seberapa banyak karyawan yang termonitor dengan efekf dan efisien oleh seorang manajer.
6. Formalisasi, seberapa jauh sebuah pekerjaan dalam suatu organisasi telah terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan diarahkan oleh peraturan dan prosedur.

Keenam prinsip design ini harus diperhakan dalam proses perancangan, apapun model organisasi yang dipilih sesuai dengan model bisnis dan kebutuhan organisasi. Terdapat beberapa kategori yang banyak digunakan dalam penyusunan struktur organisasi adalah:

1. Fungsi, berdasarkan aktivitas utama yang dikelola, cth: Finance, HR, Marketing, Produksi
2. Produk, pengelompokkan pekerjaan berdasarkan jenis produk yang dimiliki organisasi
3. Geografis, pengelompokkan pekerjaan berdasarkan aspek geografis
4. Process, berdasarkan alur pengembangan produk / customer
5. Customer, pengelompokkan berdasarkan kesamaan kebutuhan, karakteristik, atau pola pembelian dari customer
6. Matriks, struktur organisasi yang memungkinkan adanya garis wewenang ganda dan mengkombinasikan sistem fungsional dan departementalisasi berdasarkan produk

Mengingat kompleksitas yang cukup tinggi dalam menyusun desain struktur organisasi, terdapat beberapa kesalahan umum / common pitfall yang banyak dilakukan dan ditemukan dalam mendesain organisasi, seperti:

1. Tidak menyelaraskan struktur organisasi dengan strategi dan pengukuran kinerja
2. Kesalahan dalam mengintepretasi posisi di bagan organisasi
3. Restrukturisasi terhadap sesuatu yang masih bekerja efektif
4. Rentang control yang terlalu lebar atau terlalu sempit
5. Fokus pada orang sebelum struktur

Bagaimana Daya Inara dapat Membantu Anda?
Daya Inara menggunakan STAR Model sebagai pendekatan dalam melakukan tinjauan organisasi.

Illustrasi 1. STAR Model

STAR Model merupakan suatu model dengan pendekatan holistik yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja untuk merancang dan mengambil keputusan terhadap struktur organisasi. STAR Model menekankan pada keselarasan antara semua komponen di dalamnya terhadap strategi. Dengan menggunakan STAR Model, Daya Inara akan melakukan studi terhadap seluruh komponen tersebut untuk memastikan prinsip design dan design organisasi yang dibentuk selaras dengan kondisi, kebutuhan dan elemen organisasi yang lain. Tidak hanya itu, STAR Model juga menjadi sebuah framework yang dapat digunakan oleh organisasi untuk menentukan langkah selanjutnya yang perlu dilakukan sebagai implementasi perubahan design organisasi.

Tag: Struktur organisasi, organizational structure, organizational design