A. Pengantar Diagnosis Organisasi
Di era bisnis yang penuh dengan dinamika dan semakin kompetitif, organisasi perlu melakukan perubahan untuk mengimbangi laju perubahan bisnis yang terus berkembang. Intervensi ini, meliputi serangkaian proses untuk mengidentifikasi dan mengatasi tantangan internal secara cepat dan efektif. Dalam hal ini, organisasi yang gesit dan adaptif merupakan salah satu kunci utama dalam meraih keunggulan organisasi. Maka kemampuan untuk memahami kesehatan organisasi (organizational health) dapat menjadi pembeda utama bagi organisasi yang ingin mencapai keunggulan strategi dan operasionalnya.
Sebagaimana ditegaskan oleh Profesor Psikologi dan Pendidikan Columbia University, W. Warner Burke (1994), diagnosis organisasi adalah langkah pertama yang penting dalam merencanakan intervensi perubahan. 1Melalui diagnosis organisasi, pemangku kepentingan (stakeholder) –mulai dari level manajemen hingga level karyawan– dapat memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana organisasi berfungsi, mengidentifikasi area-area yang membutuhkan perhatian khusus, dan merumuskan strategi yang lebih efektif untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini selaras dengan pendapat Cumming & Worley (1993) yang menyatakan bahwa diagnosis organisasi adalah proses kolaboratif, sistematis, dan berbasis bukti untuk menilai fungsi organisasi saat ini dan merancang intervensi untuk perubahan dan perbaikan, baik yang direncanakan maupun muncul secara spontan.2
Lebih lanjut, diagnosis organisasi dapat menjadi landasan kokoh untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dan responsif. Dengan memahami tingkat kesehatan organisasi secara menyeluruh, manajemen dapat membuat keputusan strategis yang lebih terinformasi dan dapat disesuaikan dengan perubahan lingkungan bisnis yang dinamis.
Sebagai contoh, aplikasi dan implementasi diagnosis organisasi dapat membantu dalam mengevaluasi efektivitas struktur organisasi saat ini, mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan karyawan, atau mengenali pola komunikasi yang mempengaruhi kinerja tim. Dengan informasi yang lebih akurat dan terkini, organisasi dapat mengambil langkah-langkah perbaikan yang lebih efektif dan berdampak.
Oleh karena itu, diagnosis organisasi merupakan langkah awal yang fundamental dalam memahami peran krusialnya dalam keseluruhan strategi organisasi. Memiliki gambaran yang jelas tentang tingkat kesehatan organisasi, tantangan yang dihadapi, dan peluang yang tersedia merupakan fondasi yang kuat untuk mengembangkan rencana aksi yang berkelanjutan dan memberikan nilai tambah yang signifikan bagi semua pemangku kepentingan organisasi.
B. Diagnostic Model: Kerangka Kerja Dalam Melakukan Diagnosis Organisasi
Dalam melakukan diagnosis organisasi, penting untuk mengenali alat atau model diagnosis (diagnostic model) yang akan digunakan. Model ini, menurut Falletta (2005), adalah representasi dari suatu organisasi yang membantu kita untuk memahami dengan lebih jelas dan cepat apa yang kita amati dalam organisasi selama melakukan diagnosis. 3Dalam bahasa yang lain, Diagnostic Model adalah kerangka kerja konseptual yang digunakan untuk memahami organisasi dengan menggambarkan konteks organisasi serta efektivitas dari setiap fungsi dan proses kerja dalam organisasi.
Berikut ini merupakan summary terkait dengan diagnostic model yang dapat dijadikan sebagai referensi dalam melakukan diagnose organisasi;
Burke (dalam publikasi Howard, 1994) memberikan catatan bahwa dalam melakukan diagnosis organisasi agar tidak terpaku pada satu model, meskipun model tersebut sesuai untuk organisasi tertentu. Hal ini untuk menghindari bias dan kelalaian dalam pengumpulan data dan analisis, sehingga informasi penting tentang variabel lain yang relevan tidak teridentifikasi.4
C. Studi Kasus: Pengalaman Kami Dalam Melakukan Diagnosis Organisasi
Kami, Daya Inara, memiliki sejumlah pengalaman dalam pekerjaan terkait dengan diagnosis organisasi. Mulai dari evaluasi efektivtas struktur organisasi saat ini dan merekomendasikan usulan struktur organisasi baru, evaluasi praktik manajemen kinerja, dan juga evaluasi terhadap praktik-praktik terkait dengan pilar-pilar SDM lainnya.
Misalnya dalam proses engagement dengan organisasi yang menjalankan fungsi Perencanaan Pembangunan Nasional, kami mendapati symptoms awal berupa hasil kinerja organisasi terbilang cukup baik. Namun dampak (impact) yang dihasilkan ternyata tidak selaras dan mengalami peningkatan yang signifikan. Manajemen saat itu merasa bahwa ada permasalahan yang harus diidentifikasi, dan ditentukan sebagai permasalahan kunci dalam mengatasi tantangan tersebut. Peran diagnosis organisasi disini menjadi utama, karena proses ini adalah langkah krusial yang harus dijalankan terlebih dahulu sebelum menentukan tindakan intervensi apa saja yang diperlukan, sebagaimana penjelasan Burke.
Dalam kesempatan yang lain, saat kami melakukan engagement di organisasi berbasis private company, didapatkan symptoms bahwa kondisi organisasi saat itu semakin berkembang dengan melakukan serangkaian diversifikasi portofolio bisnis dan juga semakin banyaknya jumlah karyawaran yang dikelola. Perusahaan merasa perlu untuk melakukan evaluasi, meningkatkan struktur organisasi, serta mengembangkan sistem pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang lebih baik dan dapat menjawab kebutuhan Perusahaan saat ini dan masa depan. Serangkaian proses diagnosis organisasi kami lakukan bersama-sama dengan key stakeholders untuk mengidentifikasi permasalahan utama sebagai key drivers untuk menentukan rekomendasi perbaikan.
Dalam proses diagnosis organisasi tersebut, seringkali terungkap informasi yang selama ini tersembunyi. Karyawan di lapangan, yang mungkin merasa belum mendapatkan wadah yang tepat untuk menyampaikan kegelisahannya, dapat menyuarakan suaranya melalui berbagai metode diagnosis, seperti wawancara. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh dan realistis tentang kondisi dan informasinya.
Syaiful, Associate Director dan Senior Consultant kami di Daya Inara, sering menyatakan bahwa diagnosis organisasi adalah membantu organisasi untuk melihat diri mereka sendiri melalui mata orang lain. Melalui proses ini, organisasi dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan mengembangkan strategi yang lebih efektif untuk mencapai tujuannya. Meskipun informasi yang diperoleh melalui diagnosis organisasi perlu diklarifikasi dan dilakukan analisis lebih lanjut dengan para pemangku kepentingan lainnya, dan kondisi serta praktik di setiap organisasi memiliki keunikan tersendiri, proses ini merupakan langkah penting untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi di dalam organisasi.
D. Takeaway untuk Organisasi
Menggunakan proses organizational diagnostics sebagai alat untuk mengevaluasi kondisi kesehatan organisasi (organizational health check) adalah langkah yang penting sebelum menentukan jenis-jenis tindakan intervensi yang perlu dilakukan selama proses perubahan dan pengembangan organisasi. Namun, penting untuk diingat bahwa setiap organisasi memiliki ciri khasnya sendiri; dari kekuatan (strength), kelemahan (weakness), hingga tantangan yang unik. Oleh karena itu, diagnosis organisasi yang dilakukan haruslah bersifat spesifik dan sesuai dengan kebutuhan khusus organisasi Anda. Dengan menggunakan pendekatan dan metodologi yang tepat, solusi dan rekomendasi yang dihasilkan akan lebih efektif dan diharapkan dapat membuahkan hasil yang lebih baik ketika diimplementasikan.
Referensi:
